Arbeit in der Personalabteilung digitalisieren

Die Digitalisierung hat maßgeblich unser Leben und besonders unsere Arbeitswelt verändert. Immer mehr Tätigkeiten lassen sich am oder über den PC erledigen und vereinfachen damit viele Abläufe. Lösungen im Bereich des Personalwesens gibt es viele, es gilt aber einen Anbieter zu finden, der möglichst viele Vorteile miteinander verbindet, sowohl für die Personalabteilung als auch für die Mitarbeiter.

Eine gute Basis schaffen

Hat man im Personalbereich mit der Digitalisierung noch nicht begonnen, kann es sinnvoll sein, erst mal eine einfache Basis zu schaffen, auf der man aufbauen kann. Ein möglicher Prozess für einen solchen Start kann die Zeiterfassung sein, da sie sowohl für Mitarbeiter als auch für die Personalabteilung einen Vorteil bietet. Die Zeiten einer alten Stempeluhr wären damit gezählt.

Die digitale Zeiterfassung lässt sich mit relativ wenig Aufwand einführen und bietet sofort einen Mehrwert. Man erfüllt mit dieser Software die gesetzliche Vorschrift zur Anwesenheitskontrolle und da man keine Stempelkarten mehr bearbeiten muss, werden auch viele Stunden in der Personalsachbearbeitung eingespart. Die Mitarbeiter nehmen die Zeiterfassung in die eigenen Hände und in der Personalabteilung behält man trotzdem problemlos die Übersicht. Auch die Mitarbeiter haben stets eine Kontrolle ihrer Arbeitszeit. In der Administration der Software kann man die Zugriffe steuern und somit den Mitarbeitern einen Einblick geben und weitere Funktionen freischalten.

Da die Zeiterfassung elektronisch erfolgt, haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, über verschiedene Wege ihre Zeiten zu erfassen. Als Beispiele kann man eine Zeitschaltuhr im Gebäude nennen. Lösungen per App bieten große Vorteile, wenn man im Homeoffice oder im Außendienst arbeitet. Natürlich gibt es auch die Möglichkeit, die Zeiten am PC zu buchen.

Folgeprozesse mit Bedacht wählen

Anbieter von Personalsoftware haben in der Regel deutlich mehr zu bieten als nur die Zeiterfassung. Es ist daher wichtig, sich mit dem Anbieter über die Möglichkeiten und ein gutes Vorgehen zu unterhalten. So sollte man die Anwendungen zur Digitalisierung logisch aufeinander aufbauen und schrittweise vorgehen, um die Neuorganisation in der Personalabteilung zu ermöglichen. Man sollte also die nächsten Schritte planen und den Plan mit Bedacht und Weitblick erstellen.

Eine Möglichkeit wäre eine digitale Personalakte. In ihr kann man alle Dokumente zu den Angestellten sammeln und somit die papierhafte Akte ersetzen. Von den Arbeitsverträgen, über Lohnabrechnungen, Fortbildungen bis hin zu Notizen zum Mitarbeiter, kann dort alles hinterlegt werden. Auch hier regelt ein Berechtigungssystem, wer was sehen darf.

Für Betriebe mit einem Schichtsystem bieten einige Anbieter auch eine digitale Schichtplanung an. Hier kann der Personalsachbearbeiter nicht nur einfach und schnell die Pläne erstellen, sondern diese auch direkt nach Fertigstellung an die Mitarbeiter weiterleiten. Überwachungsmechanismen im System geben dem Planer Hinweise, wenn Arbeitszeiten überschritten werden oder Mitarbeiter zu oft im Vergleich zu anderen Mitarbeitern in eine Schicht eingeteilt werden. So lassen sich menschliche Fehler minimieren und die Schichtplanung muss deutlich weniger nachbearbeitet werden.

Zeit sparen durch professionelle Software

In der Wirtschaft geht es um Schnelligkeit und Effizienz. Damit dies funktioniert, müssen immer mehr Prozesse in Unternehmen durch digitale Prozesse verschlankt oder automatisiert werden. Wenn man in einer Abteilung wie der Personalabteilung durch digitale Prozesse mehrere Arbeitsstunden sparen kann, lohnt es sich, hierbei zu investieren.

Die dadurch gesparten Zeiten im Personalbereich können wieder in die Mitarbeiter investiert werden, indem man diese Mitarbeiter für die Aus- und Fortbildung einsetzt. Sie könnten somit die Personalbindung vorantreiben und so die wichtige Ressource „Mensch“ enger an das Unternehmen binden, gerade vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels.

Ein Fazit

Die Prozesse in einer Personalabteilung zu digitalisieren ist nicht nur zeitgemäß, sondern schafft Personalressourcen für andere Tätigkeiten. Die Zeiterfassung kann dabei nur ein erster sinnvoller Schritt sein. Weitere Schritte sollten geplant und umgesetzt werden, Möglichkeiten gibt es und gute Fachfirmen auch.