Als Arbeitgeber immer im Stress mit der Schichtplanung? So geht Schichtplanung heute

Ob Krankenhäuser oder Produktionsfirmen, für Millionen Angestellte in Deutschland gehört Schichtarbeit zum Alltag. Bei der Erstellung des Schichtplans lauern für Vorgesetzte jedoch zahlreiche Hürden und rechtliche Fallstricke. Arbeitszeitregelungen und Fairness zwischen den Mitarbeitern sind nur zwei Beispiele dafür.

Welche Regeln eingehalten werden müssen und wie digitale Tools Abhilfe bei der Schichtplanung schaffen, erfahren Sie in diesem Ratgeber.

Der Aufbau eines Schichtplans im Überblick

Der Gesetzgeber schreibt nicht vor, wie ein Schichtplan auszusehen hat. Allerdings haben sich über die Jahre einige Standards entwickelt. Zur besseren Übersicht und Verständlichkeit für die Mitarbeiter sollte der Plan einige zwingende Angaben erhalten. Dazu gehören:

• die Namen der eingesetzten Mitarbeiter
• der Wochentag und die Uhrzeit
• die Bezeichnung und die Dauer der Schicht
• ggf. Urlaubstage

Je nach Unternehmen sind Wochen- oder Monatspläne üblich. Letztere werden vor allem in der Produktion eingesetzt, um eine kontinuierliche Besetzung der Maschinen zu gewährleisten. Ob ein Wochen- oder Monatsplan für Sie die bessere Wahl ist, hängt also von den Anforderungen des Unternehmens ab.

Üblicherweise werden die Spalten mit den Wochentagen horizontal gesetzt. Die vertikalen Spalten enthalten meistens die Namen der Mitarbeiter oder die Uhrzeit.

Zur besseren optischen Gestaltung sollten Sie farbliche Markierungen einsetzen. So könnte etwa die Nachtschicht blau, die Frühschicht grün und die Spätschicht rot eingefärbt werden. Die wesentlichen Punkte sind dabei idealerweise unterscheidbar gekennzeichnet.

Fallstricke bei der Umsetzung

Die Schichtplanung ist seit jeher mit einigen Unsicherheiten verbunden. An vorderster Stelle steht eine passgenaue Abstimmung mit den Angestellten des Unternehmens. Auch der gesetzliche Rahmen zum Arbeitsschutz gibt dem Unternehmer Grenzen bei der Planung vor.

Einbezug der Mitarbeiter

Nicht immer stößt der Schichtplan bei der Belegschaft auf Begeisterung. Wird ein Angestellter wiederholt für die Spätschicht eingesetzt, während andere Kollegen in der Frühschicht arbeiten, erzeugt dies schnell Unmut. Aus Gründen des Betriebsfriedens sollten Sie daher immer Rücksprache mit Ihren Mitarbeitern halten.

Persönliche Verpflichtungen wie die Kindererziehung müssen entsprechend berücksichtigt werden. Ebenso können Angestellte, die mit den öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen, Probleme bei bestimmten Schichteinteilungen haben.

Auch der Urlaub muss berücksichtigt werden.

Einhaltung gesetzlicher Regelungen

Die durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit in Deutschland beträgt 41 Stunden. In der Realität sind durchaus Abweichungen von dieser Norm nach unten und oben üblich. Pausenzeiten und die gesetzliche Höchstarbeitszeit müssen bei der Schichtplanung jedoch unbedingt eingehalten werden.

So darf ein abhängig Beschäftigter maximal 48 Stunden in der Woche arbeiten. Weiterhin muss bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden eine mindestens 45 Minuten andauernde Pause erfolgen. Achten Sie bei der Schichtplanung darauf, dass jeder Beschäftigte diese Vorgaben einhält.

Kurzfristige Änderungen

Unvorhergesehene Erkrankungen der Arbeiter führen schnell zu Verwerfungen. Sie sollten aus diesem Grund immer mit Reservepersonal planen. Hierbei müssen die gesetzlichen Regelungen aber ebenfalls eingehalten werden. Wer gerade aus der Nachtschicht kommt, muss wenigstens elf Stunden ruhen können.

Alternativ können Sie mit Teilzeitkräften als Springer planen. So lassen sich personelle Engpässe kurzfristig vermeiden.

Digitale Schichtplanung als Alternative

In der heutigen Zeit kann ein Schichtplan auch digital erstellt und bearbeitet werden. Diese Vorgehensweise bietet Ihnen einige Vorteile. Die Fehleranfälligkeit wird durch digitale Tools mit automatisierten Abläufen zunächst vermindert. Spezielle Software erstellt automatische Tabellen, die mit allen notwendigen Angaben gefüllt werden können.

In den oberen Spalten definieren Sie z. B. alle notwendigen Arbeitsbereiche. Zusätzlich können die Mitarbeiter per Einladung in die Schichtplanung integriert werden. Eine interaktive Schichtplanung bietet den Vorteil einer höheren Zufriedenheit der Angestellten. Zugleich wird die Planungssicherheit aller Beteiligten erhöht.