Dienstwagen mit Privatnutzung – was gibt es zu beachten

Er ist eine der beliebtesten Möglichkeiten, Mitarbeitern einen Bonus zu gewähren und so Ihren Betrieb für Fachkräfte interessanter zu machen: der Dienst- oder Firmenwagen.

Wie groß genau die Lust der Deutschen auf einen solchen Dienstwagen ist, zeigt der Firmenwagenmonitor 2018. Die Studie belegt beispielsweise, dass vorwiegend junge Beschäftigte auf bis zu 11 Prozent des monatlichen Bruttogehalts verzichten würden, wenn sie im Gegenzug einen Firmenwagen erhalten würden.

Doch die Studie von Compensation-Partner zeigt noch einige andere spannende Details zur Verteilung der Dienstwagen in Deutschland. So ist die Frage, ob jemand einen Dienstwagen fährt – und welchen – oftmals natürlich in erster Linie abhängig von der Position im Unternehmen. Je höher Sie auf der Karriereleiter klettern, desto besser stehen die Chancen, einen Dienstwagen zu bekommen. Ein klares Zeichen für die noch immer gelebte Ungleichheit zwischen Mann und Frau liefert dabei leider auch der Dienstwagen.

Denn während rund 12,12 Prozent der männlichen Fachkräfte einen Firmenwagen fahren, kommen nur gut 3,2 Prozent der weiblichen Fachkräfte in diesen Genuss. Der dritte und letzte Punkt, der einen Einfluss auf die Frage hat, ob Sie Ihr Privatfahrzeug verkaufen und künftig aufs Dienstfahrzeug umsteigen können, ist die Größe des Unternehmens, bei dem Sie arbeiten. Je größer das Unternehmen, desto größer sind auch die Chancen für Sie, einen Dienstwagen zu ergattern.

Dass der Dienstwagen für viele Arbeitnehmer so erstrebenswert erscheint, ist nachvollziehbar – umso mehr, wenn man sich die inflationsbedingte Preissteigerung in den letzten Monaten ansieht. Denn ein Dienstwagen mit der Möglichkeit der Privatnutzung bringt einiges an Einsparpotenzial mit. Wer nämlich auf Dauer einen Dienstwagen mit der Möglichkeit zur Privatnutzung erhält, muss selbst kein Auto kaufen oder kann den eigenen Wagen womöglich sogar verkaufen und damit für neue finanzielle Freiräume sorgen.

Doch bevor Sie sich nun direkt auf den Weg zu Ihrem Arbeitgeber machen und dort mal vorsichtig anklopfen, um einen Dienstwagen zu erhalten, sollten Sie noch ein paar Dinge wissen. Denn gerade bei Dienstwagen mit Privatnutzung gibt es ein paar Punkte, die Sie unbedingt beachten sollten.

Gut zu wissen

Wenn von einem Dienstwagen mit Privatnutzung die Rede ist, dann muss diese Nutzung gar nicht tatsächlich erfolgen. Allein die Möglichkeit, das Fahrzeug privat zu nutzen, lässt sich das Finanzamt bereits bezahlen. Aus diesem Grund sollten Sie, wenn Sie sicher sind, dass Sie den Dienstwagen auf keinen Fall privat nutzen werden, dies von vornherein vertraglich ausschließen lassen. Nur so können Sie der Steuerpflicht für den geldwerten Vorteil entgehen.

Was ist ein Dienstwagenüberlassungsvertrag

Wenn es um das Thema Dienstwagenüberlassung geht, gibt es in den meisten Unternehmen klare Regelungen dazu, wer einen Dienstwagen bekommt und wie dieser zu nutzen bzw. wie mit diesem Wagen umzugehen ist. Das kann alles Mögliche einschließen. Von der Festlegung bestimmter Partnerwerkstätten über die Vorschrift, an welchen Tankstellen mit einer Firmenkarte zu tanken ist bis hin zu einer vertraglichen Vereinbarung, welches Steuermodell für den Dienstwagen anzuwenden ist.

Der Dienstwagenüberlassungsvertrag regelt dabei die Rahmenbedingungen Ihrer Nutzung des Dienstwagens. Hier kann tatsächlich im Rahmen geltenden Rechts alles Mögliche vereinbart werden. Diesbezüglich sollten Sie als Unternehmer sich auf jeden Fall fachlichen Rat suchen – zumindest dann, wenn Sie gerade dabei sind, eine Firmenwagenflotte aufzubauen und Sie bislang in Ihrem Unternehmen noch keine Car Policy etabliert und keinen Dienstwagenüberlassungsvertrag aufgelegt haben. So sollte ein solcher Überlassungsvertrag stets so individuell wie möglich auf den jeweiligen Arbeitnehmer zugeschnitten sein. Weitere Informationen zur Dienstwagenüberlassung finden Sie beispielsweise auf den Seiten verschiedener Experten im Internet.

Wie wird die private Nutzung eines Dienstwagens versteuert?

Bleibt die Frage, wie Sie einen solchen Dienstwagen versteuern müssen. Wie erwähnt wird ein zur dienstlichen und privaten Nutzung überlassener Dienstwagen vor dem Gesetz als geldwerter Vorteil betrachtet und ist deshalb zu versteuern.

Hierbei haben Arbeitnehmer und Arbeitgeber das Recht, sich gemeinsam auf eine Art der Besteuerung zu einigen. Zur Auswahl stehen hier die 1-Prozent-Regelung und als Alternative das Fahrtenbuch.

Was ist die 1 Prozent Regelung

Gerade wenn Sie Ihre Steuererklärung selbst machen, sollten Sie am ehesten auf die 1 Prozent Regelung zurückgreifen. Denn diese ist in der Umsetzung und der Berechnung deutlich einfacher als ein Fahrtenbuch.

Im Rahmen der 1 Prozent Regelung wird ein Prozent des Listenpreises als geldwerter Vorteil monatlich rechnerisch auf Ihr Gehalt aufgeschlagen. Zusätzlich müssen pro Kilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte 0,30 Euro als geldwerter Vorteil aufgeschlagen werden. Diesen können Sie allerdings im Gegenzug als Werbungskosten von der Steuer abziehen. Für die 1 Prozent Regelung haben wir hier einmal ein Berechnungsbeispiel für Sie aufgegriffen:

Sie fahren einen Dienstwagen mit einem Listenpreis von 40.000 Euro. Ihr Arbeitsweg, einfache Strecke, beträgt 25 km. Damit gelten für Sie die folgenden geldwerten Vorteile:

• 1 Prozent des Listenpreises beträgt 400 Euro.
• Für den Arbeitsweg sind 0,03 Euro anzusetzen – bei 25 km sind das 247,50 Euro

Insgesamt werden damit 647,50 Euro monatlich als geldwerte Vorteile auf das Bruttogehalt aufgeschlagen. Das wiederum erhöht Ihre Steuerlast erheblich.

Fahrtenbuch vs. 1 Prozent Regelung

Wenn von vornherein klar ist, dass Sie das Dienstfahrzeug nur sehr selten für private Fahrten nutzen möchten, sollten Sie über die Alternative Fahrtenbuch nachdenken. In diesem Fahrtenbuch sind alle tatsächlichen Fahrten aufzuführen und die privaten Fahrten entsprechend zu markieren.

Tipp

Wenn Sie sich für ein Fahrtenbuch entscheiden, ist es besonders wichtig, dass Sie hier sehr ordentlich und genau arbeiten. Sollte Ihrem Finanzbeamten oder gar einem möglichen Betriebsprüfer der Verdacht kommen, dass Ihr Fahrtenbuch nicht korrekt geführt wurde, kann dieses verworfen werden.

Generell ist das Fahrtenbuch sowohl in der Führung als auch am Ende mit der Umrechnung auf die Zeiträume deutlich aufwendiger als die Alternative mit der 1 Prozent Regelung. Insofern sollten Sie wirklich nur dann auf das Fahrtenbuch bestehen, wenn klar ist, dass die private Nutzung des Pkw nur in sehr geringem Ausmaß erfolgt.

Fazit

Wenn es darum geht, einen Dienstwagen zu versteuern, können Sie sowohl auf die 1 Prozent Regelung als auch auf das Fahrtenbuch zurückgreifen. Selbst wenn Sie bereits die 1 Prozent Regelung gewählt, aber parallel dazu nur für sich selbst ein umfassendes Fahrtenbuch geführt haben, können Sie im nächsten Jahr bei der Fertigung der Steuererklärung auch auf die Regelung mit dem Fahrtenbuch umsteigen, wenn das für Sie unter dem Strich die bessere Alternative ist.